记录是阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件，往往是可用于为追溯某些活动文件，为提供符合要求及管理体系有效运行的证据，管理体系运行中每一个要素，每一个活动都应有记录，检验检测结果更应有完整记录证明其准确可靠。记录必须符合以下条件：

1. 易读性

不能被读出或理解的记录是没有价值的并且可能被当废纸扔掉。所有实验记录应当遵循一致的语法规则。

1. 可归属性

任何一份实验记录的创建都要能归属到具体的作者，对于纸质记录而言由个人签署并注明签署日期。

1. 实时性

检测必须即时记录：即观察结果、所得数据应在工作的同时予以记录延迟撰写将不可避免地影响到记录的准确性，有人会遗忘一些细节，而有人会产生错误的回忆。

1. 原始性

所有记录必须是第一手的记录，而不能是二次记录。该规定的目的主要是避免在誊抄时引入错误。

1. 准确性

实验室记录必须反映实际发生的事情。任何更改都不应该擦除原始信息，当记录中出现错误时，应进行划改不可直接擦涂掉。对记录进行修改必须有修改人员的签名和修改日期，及修改理由。

1. 完整性

数据的完整性对于不同的实验类型来说具有不一样的内涵。数据的来源和数据的类型都会对完整性的保持提出不一样的挑战。很多实验做之前有样品预处理的要求，这些样品预处理的数据也要保留。否则对检测结果的准确性产生质疑。永远记住"没有记录就等于没有发生"。

1. 不可删除性

不可删除性有两方面的意思，一是在记录的生命周期内都要保持清晰可读，二是一旦创建就不能删除。手写记录必须使用能长期清晰保存字迹的笔书写,不允许使用铅笔。

1. 可用性

所有记录应随时可供检查，审计。如果监管机构要求审核某个文件，我们应做到三十分钟内就能呈递。因此，实验室应当建立归档系统。记录应封存并以保持其完整性，如限制访问的安全设施、有效的防火措施、防止受潮等等。